電子インボイス対応の具体的なステップとスケジュール解説：2024年新制度への準備ガイド |
バーチャルオフィス大阪

2023年10月からの「電子インボイス」導入に備え、2024年1月以降は電子帳簿保存法改正により、データの保存・検索環境整備が不可欠。デバイスと機器の準備、検索可能なデータ管理体制確保、真実性の確保方法の選択が必要。2024年1月1日までに準備し、電子インボイス導入で業務効率向上を期待。

「電子インボイス」に関する対応策の具体的なタスクおよびスケジュールについて、より詳しく解説いたします。2023年10月に始まるインボイス制度の導入に続き、2024年1月以降は電子帳簿保存法の改正により、特定条件を満たさない事業者は電子データを印刷して紙で保管できなくなります。この文脈で、「電子インボイス」の概念が注目されるようになりました。以下では、インボイス制度、電子帳簿保存法、電子インボイスの相互関係を理解し、ビジネスにおける適切な対応方法を詳細に説明します。

**1. 2023年中の「データの検索・保存」環境の準備**

電子取引データの保存が2024年1月1日以降に義務化されます。専用ツールの導入は必須ではありませんが、ツールの利用を想定した業務フローを整備する必要があります。

**2. 電子取引データ閲覧可能なデバイスと印刷可能な機器の整備**

電子取引データの保存要件には、「見読可能な装置の用意」が含まれます。これは、税務署の要求に応じてデータを即座に閲覧可能な状態にする必要があります。これには、電子取引をパソコンやモニターで迅速に閲覧できるようにすることと、プリンターや複合機を備えて保存したデータを印刷できる環境を整備することが含まれます。規模や性能によっては、ディスプレイやプリンターをそれぞれ最低1台用意することで要件を満たすことが可能です。

**3. 電子取引データ検索可能な体制の確立**

電子帳簿保存法では、電子取引の保存について「電子取引を検索できること」が求められています。これには以下の具体的な要件があります。
- 「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3項目でデータが検索できること
- 「取引年月日」と「取引金額」は範囲指定検索ができること
- いずれか2つ以上の項目を組み合わせた検索ができること

**4. 要件を満たす保存体制の確保**

電子帳簿保存法では、電子取引の「真実性」を確保することが要求されています。これに対する具体的な対応策として、以下の4つから1つを選択して管理する必要があります。
- 電子取引データに送信者からタイムスタンプを取得する
- 電子取引データ受取後2カ月以内にタイムスタンプを付与する
- 電子取引データの変更や削除履歴が残るシステムを利用する
- 電子取引データの訂正や削除に関する事務処理規程を策定する

**5. 2024年1月1日までの準備**

2024年1月1日までに、検索可能な電子取引データの管理体制や保存体制を整え、業務処理マニュアルの作成を開始することが推奨されます。

**まとめ**

- 電子インボイスは、インボイス制度に基づく適格請求書を電子データ化したものです。
- 2024年1月以降、電子取引データは全て電子データとして保存することが法的義務となります。
- 法律は、請求書などの会計書類の受け取り方に応じてデータの保存方法を規定しています。
- 電子インボイス化により、管理の効率化やミスリスクの低減などのメリットが期待されます。
- 準備に際しては、データ化が難しい取引先との対応やバックアップ・セキュリティ面の対策を検討する必要があります。
- 電子インボイスの普及により、Peppol認定サービスも増加する見込みです。Peppol認定のサービスを導入することで、バックオフィス業務が効率的になり、労働生産性が向上するでしょう。積極的に電子化への準備を進めましょう。