お客様をお迎えする際の心遣い…ビジネスマナーにおける来客対応 |
バーチャルオフィス大阪

来客応対の基本マナーは、笑顔で「いらっしゃいませ」とお声掛けすることです。お客様に気づいたら、迅速に笑顔で声をかけ、恐れ入りますが、ご用件は何でしょうか、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか、と尋ねます。相手の会社名と名前、アポイントメントの有無、約束の相手などを確認しましょう。相手が名乗られたら、「お世話になっております。お待ちしておりました」と一言添えることもお忘れなく。そして担当者に連絡を入れ、お客様を応接室や会議室などにご案内します。担当者が迎えに行く場合は、「すぐに○○がお伺いいたしますので、（椅子がございましたら）こちらにおかけくださいませ」と伝えます

来客応対において、アポイントメントなしの訪問者へのマナー
時折、予告なしに来社される方もいらっしゃいます。そのような場合は、自らが「アポイントメントなし＝お会いしない」と決めつけることなく、必ず担当者に相手の会社名と名前、用件を伝え、どのように対応すべきかを確認しましょう。

・廊下では、お客様の歩調に合わせるように歩くことを心掛けましょう。廊下を歩く際には、「こちらです」と言いながら、行き先を指さす手の動きを揃えます。また、お客様の右斜め2〜3歩前を歩くようにしましょう。
・階段を利用する際には、お客様が常に上になるよう配慮します。ただし、案内役がお客様の後ろにつく形式は、お客様に不安を与える可能性があるため、「お足元にご注意ください。お先に失礼します」と断り、先に上がるようにしましょう。
・エレベーターでも、お客様が先に乗る位置に配慮しましょう。エレベーターが到着したら、ドアが閉まらないようにお客様に先に乗っていただきます。もしエレベーター内に誰もいない場合は、自分が先に乗って操作ボタンの前に立ちます。上座は左奥になりますが、お客様にお尻を向けないように注意しましょう。降りる際には、お客様を先に降ろします。
・お客様をお通しする部屋に到着したら、中に誰もいないとわかっていても、念のために必ず2回ノックしてからドアを開けます。ドアを押して開ける場合は、自分が先に入り、お客様に後から入っていただきます。手前に引いて開けるドアの場合は、先にお客様を通してから自分が入室します。
・椅子を勧めてから退室します。手で応接セットの方向を示しながら、「担当者がすぐにお伺いいたしますので、どうぞおかけになってお待ちください」とお伝えします。退室する際には、ドアの前でお客様に向き合い、「失礼いたします」と一礼して部屋を出ます。お客様に座っていただく場所は、一番遠い椅子やソファになります。

原則としては、玄関までお見送りします。もしオフィスがビルの上階にある場合は、エレベーターの前で「ここで失礼します」と言い、お客様が乗り込んだ後、エレベーターのドアが閉まるまでお辞儀をして見送ります。建物のエントランスが複雑でわかりにくい場合は、「玄関までお送りします」と言って、玄関までお見送りします。重要なお客様が車でお越しの場合は、その方の車までお見送りし、車が見えなくなるまでお辞儀をし続けます。また、状況によっては、担当者が居留守を使いたい場合もあるため、相手に担当者のオフィス滞在状況を伝えずに、担当者の都合を確認しましょう。断られた場合でも、適切な断り方を心掛けて対応しましょう。お断りする場合でも、相手を無下に扱わないように注意しましょう。