経費精算システムの導入記録 - 製品選定から社内承認まで |
バーチャルオフィス大阪

私たちの会社では、「楽楽精算」という経費精算システムを導入しました。しかし、以前からシステムを使用して経費精算を行っていました。当時の経理部長がExcelとAccessを組み合わせて作成したシステムで、マクロやVBAを使用して構築されていました。最初はスムーズに運用できていましたが、要望に対応するためにシステムが複雑化し、保守が困難になっていきました。さらに、上司が辞任することになり、システムの詳細を理解している人材がいなくなりました。私はメンテナンスを担当することになりましたが、明確な仕様書がなく、エラーが発生するたびに対応していました。その結果、メンテナンスや問い合わせ対応に多くの時間がかかり、業務効率を向上させるはずのものが負担となってしまいました。非効率性は経理担当者だけでなく、申請者や承認者にも影響を与えました。このような状況から、できるだけ早く別のシステムに移行する必要がありました。

現在、さまざまな会社が「経費精算」のクラウドサービスを提供しています。自社に適したものを見つけるためには、以下の手順を踏むことが重要です。

1. 多くの利用者がいる会社を数社選ぶ
クラウドサービスの利点は、頻繁なアップデートです。利用者からの要望に応じて、機能の追加や仕様の修正が頻繁に行われます。利用者が多ければ、要望の数も多くなり、要望が多いものが優先的に対応されます。改善が進んだサービスは、どの会社にも適用できる可能性が高いです。

2. 必要な機能を確認する
まず、必要な機能を洗い出します。現在の運用で必要な機能や、希望する機能をリストアップしましょう。私の場合、以下の機能を確認しました。
- ワークフロー機能
- 電車系ICカードのCSVインポート機能
- 経路検索機能
- プロジェクト番号の利用
- 会計ソフトへのCSVエクスポート機能
- 銀行への全銀データエクスポート機能
- 申請・承認状況の個別確認機能

3. 営業担当者からの説明を受ける
自分でサービスを調査するのは大変です。営業担当者に説明を受けることをおすすめします。あらかじめ洗い出した機能を確認し、現在の問題点を解決できる方法があるかを確認しましょう。私は、「自動控除機能」に感動しました。今では当たり前の機能ですが、当時は見落としていた機能でした。

4. 値段を比較する
クラウドサービスの場合、主な費用は「初期費用」と「月額利用料」です。オプションや設定費用もかかる場合がありますので、比較しましょう。

5. 無料トライアルで試す
クラウドサービスの場合、無料トライアルが多く提供されています。実際に操作してみて、経理担当者や申請者、承認者の立場で使いやすさを確認しましょう。経理担当者だけが使いやすくても、他の関係者が使いにくい場合、導入後に対応が必要になり、時間がかかることになります。経理とは関係のない人にも試してもらい、直感的に操作できるシステムが理想です。

私たちの会社では、利用者が約100人とそこまで多くなかったため、導入は比較的容易でした。しかし、大きな混乱を避けるためには、「楽楽精算」の使いやすさが重要であると思います。不安な点があれば、適切な運用方法を考え、営業担当者に相談することで解決策を見つけることができます。まずは相談してみましょう。