法整備で経理業務が負担増？請求書の紙業務に早急な対応を |
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経理プラスを運営する株式会社ラクスが2021年6月に行った調査によると、経理担当者のうち6割以上が受け取った請求書をPDFファイルで受け取っても「紙に印刷して保管している」と回答していることが判明した。なぜこのような無駄な紙作業が行われているのか、その理由を考える必要がある。デジタルトランスフォーメーション（DX）を通じて業務やビジネスを変革し、紙作業を減らすためには、中小企業などの中堅企業も積極的に取り組む必要がある。大企業と比較して、中堅企業のデジタル化の進展は遅れており、会社の規模によるデジタル格差が生じている。

法整備による変化が進んでいる経理業務の中でも、経費精算業務は大きな変化が生じている。電子帳簿保存法やインボイス制度の導入により、経費精算業務における取り扱いが変わってきている。

2022年の改正電子帳簿保存法では、紙の請求書や領収書などを電子データとして保存する「スキャナ保存」に関する要件が緩和されてきた。税務署への事前承認や紙の原本とスキャナ画像の検査が不要となり、電子帳簿保存法の導入が容易になっている。しかし、2022年1月からはPDFファイルなどの電子データで受け取った請求書を紙に印刷して保存することができなくなり、電子保存が必須となる。つまり、現在行われている紙の印刷と保管の方法では対応できなくなる。

2023年から導入されるインボイス制度では、請求書に税率の明記や仕入税額控除の信頼性・透明性が求められている。しかし、この制度に適合するためには事業者登録や記載項目、保存要件を満たす必要がある。特に経理業務においては、処理業務の複雑化による負担の増加が懸念される。

受領請求書の処理を効率化するためには、システムの活用が重要となる。たとえば、経費精算システムとの連携により、電子請求書の自動アップロードや記載内容の自動読み込み、経費精算との紐づけが可能となる。経費精算業務における電子帳簿保存法のスキャナ保存にも同時に対応できるため、複数のシステムを使わずに一括してペーパーレス化が進められる。実際に、経費精算システム「楽楽精算」を導入した場合、受領請求書の処理における手入力や入力ミスの工数が約66％削減されることがデータで示されている。

特に、高精度のシステムを使用する場合は、2022年1月の改正電子帳簿保存法ではタイムスタンプが不要となり、国税庁が公認する「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」の認証を受けたシステムを活用することで、運用のハードルを大幅に下げることができる。