「請求書在中」は、手書きでも大丈夫？　概要や注意事項を解説 |
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「請求書在中」とは、封筒の表面に書かれる言葉で、中に入っている書類が請求書であることを一目で分かりやすくするためのものです。ビジネス上で重要な書類には、「○○在中」という囲み文字が使われることが一般的です。これは「添え字」と呼ばれ、受け取った相手に封筒の重要性を伝えるために使用されます。取引先が多い企業では、毎日多くの封筒やハガキが届きます。請求書を添え字なしで送付してしまうと、見落とされて請求書がスムーズに処理されなくなる可能性があります。「請求書在中」と一言添えることで、取引先の業務効率化にもつながります。

「請求書在中」を正しく書くには、厳密な決まりはありませんが、ビジネスマナーとして「正しい書き方」や「書くときの決まり」が存在します。「請求書在中」の文字は、縦封筒の場合は左下、横封筒の場合は右下に記載するのが一般的です。ただし、表書きが隠れてしまう場合は、請求書在中の位置を変えても問題ありません。請求書在中という表記は、封筒を受け取った相手に請求書の存在を知らせるために行います。

「請求書在中」の色には特定の決まりはありませんが、青色が好ましいとされています。「履歴書在中」や「親展」などの添え字は、赤で書かれることが少なくありません。そのため、「請求書在中」も赤色で書いてもいいのではないかと思う人もいるかもしれません。しかし、赤字で「請求書在中」と書くと、「赤字＝損失」というイメージを連想させてしまいます。ビジネスシーンでは好ましくないとされ、避ける人も多いです。青以外にも「黒」を選択することもできますが、表書きと同じ色だと目立ちにくくなります。

「請求書在中」を書く方法としては、「スタンプ」「印刷」「手書き」の3つがあります。いずれの方法でも問題ありませんが、コストや見た目の印象には注意が必要です。

スタンプは手軽に使えて便利です。封筒1枚にかかる時間が少なく、書き損じの心配もありません。数十枚の封筒でもスタンプなら数分で処理が完了します。ハンコ屋や文房具屋で購入できるほか、100円ショップでも手に入ります。ハンコ屋や文房具屋で購入する場合は、シヤチハタ式がおすすめです。インターネットショップでは、文字のフォントや大きさを選択できるものもあります。

請求書の送付枚数が多い場合や請求書送付業務を効率化したい企業には、「請求書在中」と印刷済みの封筒をおすすめします。印刷済みの封筒なら、請求書在中の文字について気にする必要はありません。請求書送付業務がさらにスピードアップするでしょう。印刷する方法としては、自社のパソコンから印刷するか、印刷会社に依頼するかの2つがあります。印刷会社は手間が少ないですが、印刷枚数が少ないと割高になる場合もあります。毎月の請求書発送枚数を考慮し、無駄のない方法を選択してください。

請求書の発送枚数が少ない場合は、手書きでも問題ありません。はっきりと「請求書在中」と書き、文字を枠線で囲んでください。文字を小さく書くと見落とされる可能性がありますので、読みやすく、大きく、はっきりと書くことが重要です。手書きの注意点としては、書き損じのリスクが高いことや、見栄えでスタンプや印刷に劣る可能性があることです。近年では、どの企業でも業務効率化が重視されているため、手書きは少なくなってきています。