ビジネスフォンの不在転送機能を活用して、外出先でもスマートな電話対応を実現しよう |
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「不在転送」を利用すると、外出中や離席時でも電話に対応可能。内線不在転送、外線自動転送など複数の機能があり、ビジネスフォンの設定方法は機種による。これらの機能を上手に活用し、様々な状況でのスムーズな電話対応が可能。ただし、設定後は必ず解除することが重要。

「不在転送」の機能は、外出先でも安心感を提供します。営業や配達中、または社内での会議や打ち合わせ時に電話に出られないことはよくあります。このような状況に備えて、ビジネスフォンの「不在転送」を適切に設定しておけば、外出中においても電話に対応できるメリットがあります。不在転送は多岐にわたる設定が可能で、他の社員への転送や自身のスマートフォンへの転送などが柔軟に行えます。ここでは、ビジネスフォンで使用できる不在転送機能について、詳細に解説いたします。

1. ビジネスフォンでの「不在転送」設定の利便性
ビジネスフォンにおける基本機能である「転送」は頻繁に利用されますが、外出時や会議中など離席する際に「不在転送」を設定しておけば、他の社員に転送したり、自身のスマートフォンに転送してもらうことで、電話に出られない状況を回避できます。不在転送には以下のような種類があります。

内線不在転送: 離席中に自分の内線電話機にかかってきた電話を他の社員の内線電話機に転送する機能。内線電話機で特定の番号をダイヤルし、転送先の内線番号を入力することで設定が完了します。
外線自動転送: 事前に登録した担当者が外出中に外線着信があった場合、携帯電話や外出先の電話に即座に自動転送する機能。内線電話機で特定の番号をダイヤルし、携帯電話の番号を入力することで設定が完了します。転送ができなかった場合、「外線転送不成立メール」機能も利用できます。
無応答転送: 担当者が外線着信に応答せず、一定時間が経過すると、登録した担当者の携帯電話や他の内線電話機に呼び出す機能。
話中転送: 通話中に外線がかかってきた場合、別の内線電話機に呼び出す機能。
ツインコール外線転送: 内線電話機と同時に、事前に設定した携帯電話などにも着信する機能。

これらの不在転送機能はビジネスフォンの機種によって異なりますが、どれも利用時に便利です。それぞれの特徴や使い方は機種の説明書を確認しながら設定してください。

2. まとめ
営業や技術職、社内での会議中など、電話に出られないケースは様々です。そんなときにビジネスフォンの「不在転送」を適切に設定しておけば、電話に出られない状況を回避できます。ただし、設定後は必ず解除しておくことが重要です。解除しないと全ての着信が転送される可能性があるため、注意が必要です。お使いのビジネスフォンの説明書を確認しながら、適切に不在転送機能を利用しましょう。