オンライン秘書サービスのメリットとデメリット |
バーチャルオフィス大阪

オンライン秘書は、インターネットを利用して業務サポートを提供するサービスです。オンライン秘書は、在宅ワーカーとして働く人々が所属する企業から派遣され、結婚や出産、介護などの理由で通勤が難しい人や、地方企業で働きながらキャリアアップを望む人々によって活用されています。

オンライン秘書のメリットは次の通りです。まず、業務量に応じて人件費を調整できる点です。繁忙期と閑散期の差が激しい場合や定期的な業務ではない場合、常時スタッフを雇用すると人件費が無駄になってしまいますが、オンライン秘書サービスを利用すれば必要な時期に契約を解除することができます。また、オンライン秘書にバックオフィス業務などの非コア業務を任せることで、自社のスタッフはコア業務に集中できるようになります。さらに、オンライン秘書サービスでは時間単位や人単位で契約を結ぶため、幅広い業務を柔軟に依頼することができます。

一方、オンライン秘書のデメリットも考慮する必要があります。オンライン上で処理できない業務は依頼できません。たとえば、紙の書類の整理や領収書の処理などはオンラインでは対応できませんが、一部のオンライン秘書サービスではスタッフがオフィスに訪問してオフライン業務を行うサービスも提供しています。また、オンライン秘書を利用する際には、事前にスタッフのスキルを判断することができないというデメリットもあります。面接や面談を行わずにスタートするため、スキルに関しては不明なままです。一部の企業ではスキルを持ったスタッフを採用していますが、全てのスキルが保証されているわけではありません。また、オンライン秘書といえどもスタッフは実際の人間であり、相性の問題も生じる可能性があります。

オンライン秘書を利用する際には、注意すべきポイントがあります。オンライン秘書サービスは、提供する企業によって対応できる業務が異なるため、自社が依頼したい業務内容に合致するサービスを提供している企業を選ぶ必要があります。また、オンライン上やメールでのコミュニケーションがスムーズに行えない場合、認識の齟齬が生じて期待通りの結果が得られない可能性があります。そのため、依頼業務を明確にし、具体的に伝えることが重要です。