『ご担当者様』の使い方～封筒・メール・英語表記～ |
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1. 郵送物などの封筒や書類の書面
郵送物などを送る際に必要となる宛先の名前ですが、担当者が不明な場合や漢字が分からない場合に使用できます。
2. メール
書面等を送る場合と同様で、メールの場合も宛先を明記します。
3. 電話や訪問先
まずは、自分の名前を名乗り相手側の担当者がいるか確認します。
「●●社の〇〇と申します。恐れ入りますが、●●〇〇のご担当者様はいらっしゃいますか？」

1. 封筒・書面・メールの場合
株式会社〇〇　総務部　ご担当者様／◇◇株式会社　☆☆ご担当者様
◆◆のご担当者様にご連絡いたしました
2. 電話・訪問先の場合
採用ご担当者様はいらっしゃいますか／〇〇（自社・自分）から電話があった旨をご担当者様にお伝えいただけますか
3. 社内他部署の場合
社内の場合も、担当者が一人であれば〇〇部　ご担当者様という書き方ができます。
担当者が複数いる場合は、『各位』を使いましょう。
会社によっては、社内メールの書き方が統一されている場合もありますので、その書式にならいメールを作成します。

ご担当者様は尊敬語を2つ重ねた二重敬語です。
しかし、「ご担当者様」は広く一般的に使われており、とても丁寧な言い回しのためビジネスシーンで使用しても問題なしとされています。ただし、相手が1人の場合にのみ使用可能な表現です。
注意が必要なのは、相手が複数の場合に「ご担当者様各位」は絶対にNGです。
正しくは、「ご担当者各位」です。

部署は正式名称で
担当者の名前が分からない場合も、部署は正式名称を記載しましょう。
資料や郵送物をもらう側が、中身を確認しないとどこの部署の誰宛なのかわからないからです。担当者の名前が分からないのであれば、先方にだれに伝えればいいか明確にし迷惑をかけない配慮が必要です。
また、「ご担当者様」の『ご』は平仮名を使用します。
『御担当者様』は一般的ではないからです。

なお、相手の名前が分かる場合は必ず名前を記載しましょう。
名刺交換などをしていて名前が分かるのに「ご担当者様」とされてしまうと不信感を抱かれます。